Le processus d’accueil à distance : l’expérience employé chez PageGroup

De nombreuses entreprises ont dû réaliser des changements importants dans leurs pratiques managériales, y compris dans leur façon d’effectuer un entretien d’embauche, de recruter et d’accueillir leurs nouveaux employés. PageGroup ne déroge pas à cette nouvelle règle. 

Certaines entreprises et certains recruteurs pourraient hésiter embaucher via un processus entièrement virtuel, et ce, pour de nombreuses raisons. Cependant, chez PageGroup nous connaissons les processus d’accueil à distance – puisque nous les utilisons auprès de nos clients et de nos nouveaux employés. 

Nous avons demandé à Sophie Dornbach, la toute nouvelle consultante pour PageGroup Suisse, de partager son retour d’expérience sur le processus virtuel de son arrivée au sein de sa nouvelle équipe. 

Découvrez les avantages et inconvénients du processus d’accueil à distance, d’après Sophie Dornbach. 

J’ai pris mes nouvelles fonctions de consultante entièrement à distance chez PageGroup le 1^er avril 2020.

Les deux premiers jours, j’ai travaillé sur mon ordinateur personnel, ce qui n’était pas une mince affaire. Mais les choses ont changé lorsque j’ai pu me rendre au bureau au bout du troisième jour, pour prendre possession de mon ordinateur d’entreprise et du matériel nécessaire pour m’organiser dans ma fonction. Le département IT s’est montré très actif et réceptif, ce qui m’a permis d’être opérationnelle en ligne très rapidement.

Comme j’ai déjà travaillé en tant que recruteur auparavant, j’ai pu utiliser mon expérience professionnelle pour m’orienter rapidement dans mon nouveau rôle chez PageGroup, mais chaque entreprise, chaque culture et chaque processus est unique. 

Les ressources humaines m’ont proposé une formation virtuelle pour découvrir la philosophie d’entreprise, les dates de paye et les congés maladie, ainsi que des jeux de rôles pour pratiquer mes techniques d’entretien. Ma nouvelle équipe a planifié de nombreuses pauses-café virtuelles qui m’ont aidée à comprendre mon poste et l’entreprise.

Microsoft Teams est l’outil principal que nous avons utilisé pour mener à bien des formations, des entretiens et aussi des jeux d’équipe en ligne (cours de cuisines, blind tests apéros etc…) 

Dans l’ensemble, et compte tenu du court temps de préparation dont a bénéficié PageGroup pour mettre en œuvre le processus d’accueil virtuel, je peux dire que la compagnie et mes nouveaux collègues ont fait du très bon travail. 

Le fait que PageGroup soit prêt à plonger dans le travail en ligne et à distance– dans la pratique et dans la réalité – constitue un avantage compétitif.

Je ne peux pas dire que l’accueil à distance soit plus facile ou plus difficile que l’expérience physique dans un bureau. C’est différent, tout simplement. 

Au bout du compte, la seule chose qui change est l’environnement de travail, et pour les nouvelles recrues, bien sûr, de ressentir l’énergie de la nouvelle organisation. En fin de compte, ce qui importe, ce sont les préférences personnelles de chacun. 

Êtes-vous une personne qui a besoin de contacts personnels avec vos collègues et d’un espace de travail clairement séparé de l’espace privé ? Ou vous sentez-vous à l’aise avec les outils numériques de communication et préférez-vous ne pas quitter votre domicile pour vous mettre au travail ?

Ce que je trouve incroyable dans cette époque spéciale que nous vivons actuellement, c’est que nous ne perdons pas de temps à nous déplacer. Nous avons plus de temps pour nous concentrer sur notre travail et plus de temps à consacrer à la famille, et ça, c’est quelque chose de formidable.

Avant de commencer, la principale question qui se posait pour moi était si j’allais ressentir l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenir à ma nouvelle équipe, même si nous allions communiquer uniquement par voie digitale au début. 

Il est vrai que je n’avais rencontré physiquement que la moitié de mon équipe ! Cependant, c’est comme si je les connaissais déjà tous. Nous nous connectons tous les jours et nous avons appris à communiquer en ligne, ce qui est très utile.

Est-ce que je me sens bien préparée à remplir mon nouveau rôle ? Tout simplement oui. 

J’ai participé tous les jours à une séance de questions / réponses d’une heure, qui s’est révélée extrêmement utile. Je me suis sentie assez en confiance pour mener mes propres entretiens et commencer à gérer mes propres clients. J’ai déjà commencé à prendre en charge les entretiens avec le soutien de mon responsable en arrière-plan.

Si je devais faire une suggestion pour aider les nouvelles recrues : il serait intéressant de leur fournir un plan d’accueil hebdomadaire qui soit clair. Cela faciliterait l’organisation personnelle et permettrait de mieux comprendre ce que l'on attend d’eux. Et c’est un point particulièrement utile au cours d’une période d’essai. 

D’autre part, les sessions de feedbacks mensuels se révèlent très utiles pour appréhender les attentes de la compagnie par rapport au travail fourni. Mon responsable et moi-même avons structuré ensemble la séance de feedbacks, ce qui m’a permis de progresser dans mon travail.

Personnellement, je trouve que c’est une manière extraordinaire de démontrer l’efficacité du télétravail. 

Je peux constater clairement une augmentation de la productivité dans mon travail, car je ne suis pas distraite par le bruit généré par l’open space, ni par la pause-café ou la pause-cigarette ! Et même si cela rend difficile de créer des liens au sein d’une équipe, c’est seulement temporaire. 

L’un des principaux avantages de ce processus est le gain de temps passé dans les déplacements. Je peux voir mes enfants lorsqu'ils ont besoin de moi (ou lorsque je veux les voir) et c’est quelque chose de très enrichissant. Au final, il permet d’obtenir la flexibilité dont rêve la plupart d’entre nous. 

D’un autre côté, pour une personne qui n’a pas de conjoint ou d’enfants, je peux comprendre qu’il soit difficile de réaliser l’accueil et le travail depuis la maison, car elle peut facilement se sentir seule ou exclue.

Par ailleurs, j’ai vécu personnellement un autre inconvénient : l’accumulation du travail générée par le télétravail. Vos collègues d’équipe ne peuvent pas voir si vous êtes occupé. Dans mon cas, par exemple, ils m’envoyaient tout un tas d’invitations à des formations, jusqu’à ce que je dise stop, car cela commençait à devenir écrasant.

En résumé, je pense qu'il est essentiel d’être très structuré et organisé afin d’évaluer les priorités, et de communiquer efficacement. Cette « façon de penser à distance » est nécessaire, ou vous ne serez pas capable de travailler efficacement à la maison.