Le processus d'accueil à distance : l'expérience responsable chez PageGroup

Ces dernières semaines, davantage d'entreprises ont commencé à recruter et à accueillir de nouveaux employés à distance. PageGroup ne déroge pas à la règle.

Nous avons demandé à l'un de nos responsables en Suisse, Luis Granato, son avis sur le processus d'accueil virtuel qu'il a récemment mené avec le tout nouveau membre de son équipe, Sophie Dornbach.

Dans un contexte d'accueil classique, Sophie aurait partagé sa journée avec les consultants, rejoint des entretiens en face-à-face et appris beaucoup de choses en observant nos activités quotidiennes dans notre open space. Son responsable aurait observé sa méthode de travail et aurait été disponible pour répondre à ses questions éventuelles.

Dans l'accueil à distance, cependant, être très organisé et tout prévoir à l’avance est essentiel. Sophie rejoint toujours les entretiens, mais virtuellement. Les autres équipes ont été encouragées à l'inviter à leurs rendez-vous. 

Concernant l'aspect social de la réunion et l'intégration au sein de l'équipe, nous avons organisé des cafés virtuels et inclus Sophie dans nos groupes (WhatsApp, Yammer, Microsoft Teams, etc.) durant les premiers jours. Elle a reçu des appels de ma part, des ressources humaines et de son formateur, qui la soutient tout particulièrement durant les premières semaines en répondant à toutes ses questions, en lui expliquant les tenants et les aboutissants de notre organisation, et en l’aidant à se sentir la bienvenue. Par ailleurs, Sophie a envoyé à tout le monde un sympathique e-mail pour se présenter. 

Quant à l'aspect technique, nous utilisons les mêmes outils dans l'accueil à distance que dans le processus classique, soit principalement Microsoft Teams. Dans une première étape, Sophie a reçu la formation théorique des ressources humaines et de notre plateforme Boost! . Boost ! est notre propre plateforme de formation en ligne, qui organise une formation d'intégration d'un mois pour tous nos nouveaux consultants, ainsi que d'autres modules pour des programmes et compétences spécifiques. Notre équipe de développement des talents œuvre sans relâche pour proposer un nouveau contenu intelligent. Sophie a poursuivi son parcours d'apprentissage par des séances d'observation avec des clients et des candidats d'autres consultants. 

Puis, elle a pris l'initiative de contacter ses propres candidats et clients. Après ses premiers appels, nous avons réfléchi à la manière dont cela s'était déroulé et clarifié les doutes ou questions éventuel(le)s.

Même si nous mettons en œuvre ces niveaux et communiquons en permanence, en tant que responsable, j'ai moins d'emprise sur l'accueil à distance. Je dois laisser bien plus de liberté au consultant pour que le travail soit fait et établir des objectifs clairs.

Pour faire simple, la réponse est : Oui. 

Les ressources humaines et mon équipe ont fait un travail remarquable pour préparer Sophie à son rôle. Elle a été en contact permanent avec son équipe et les autres employés de son bureau, et s'est très rapidement intégrée. 

J'aime voir mon équipe de retour au bureau, mais nous allons commencer progressivement et sur une base volontaire. Le travail à distance est là pour durer, mais je peux voir mon équipe travailler partiellement de chez eux et partiellement au bureau. 

Avec l'expérience de ces derniers mois, nous savons également que nous pouvons maintenant réaliser des entretiens virtuellement. Les réunions en face-à-face ne sont plus aussi cruciales qu'avant. 

Habituellement, j'aime organiser ma journée avec une grande flexibilité. Cela n'est pas possible dans un processus virtuel. Vous devez être très strict avec votre agenda et l'agenda du nouveau consultant. C'est pourquoi nous avons défini une structure claire dès le départ.

Sophie a été submergée par de nombreuses invitations pour rejoindre des cafés et entretiens virtuels. J'ai passé en revue son calendrier avec elle pour établir les réunions et rendez-vous prioritaires.

Nous avons défini un plan clair de nos attentes concernant Sophie pour les premiers mois. Le formateur de Sophie a également joué un rôle important en l'aidant à répondre aux questions ou aux doutes, et à créer des liens avec l'équipe. 

Je pense que travailler au bureau reste important, parce que nous avons un bel esprit d'équipe et que l'on peut ressentir l'énergie dans la pièce.

Par ailleurs, je considère l'accueil à distance comme une fantastique alternative au processus classique. Les formations virtuelles sont plus courtes et plus interactives, ce qui a permis à Sophie d'apprendre plus rapidement. La communication interne durant l'accueil était également formidable. 

Sophie a pu lire les dernières informations de notre PDG sur Yammer, entendre d'intéressants points de vue d'autres pays et obtenir des conseils sur la manière de travailler.