Intégrer un nouvel employé à distance : l'expérience du responsable RH chez PageGroup

Au cours de ces derniers mois, de nombreuses entreprises ont été confrontées à une situation unique causée par la crise sanitaire de la COVID-19. À l'ère de la distanciation sociale et des mesures de confinement, comment les entreprises peuvent-elles recruter et intégrer de nouveaux employés ? La réponse est simple : à distance.

Nous avons demandé à Anaïs Véron, l'une de nos partenaires commerciales RH, basée en Suisse, de nous faire part de ses réflexions au sujet du premier processus d'intégration virtuelle qu'elle a récemment mené avec la consultante de PageGroup Sophie Dornbach.

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À quoi ressemble le processus d'intégration à distance d'un consultant chez PageGroup, et en quoi diffère-t-il d'un processus classique ?

Normalement, au cours du premier mois, nous organisons une formation d'intégration de trois jours au bureau avec nos nouvelles recrues. Après le premier jour, nous organisons généralement une discussion pour voir comment les choses se passent, répondre aux questions ou aux doutes et nous continuons à mener des appels de suivi dans les semaines qui suivent.

Les nouvelles structures d'intégration à distance étant en place, Sophie a tout d'abord récupéré son ordinateur et son téléphone portable au bureau. La communication entre les RH et le supérieur hiérarchique est essentielle dans ce processus. Nous nous sommes beaucoup plus parlé pour nous assurer que nous disposions d'un plan clair pour Sophie.

Via Microsoft Teams, l'un de nos outils en ligne, nous avons proposé des sessions plus courtes étalées sur plusieurs jours et avons abordé le même contenu que celui des trois jours d'intégration en personne. Elles ont été menées soit en sessions de groupe, soit en réunions individuelles. J'ai organisé la formation sur les valeurs et les lignes directrices de PageGroup, des formations sur la façon de mener des appels aux clients, et sur la façon de mener des entretiens et des argumentaires de vente. Nos consultants plus expérimentés ont ensuite invité Sophie à des sessions d'observation d'entretiens sur Teams, et se sont chargés de son intégration à l'équipe et au bureau « virtuel ».

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Comment la configuration technique a-t-elle été organisée et a-t-elle été menée de manière fluide ?

Comme Sophie était notre première employée intégrée à distance, nous avons créé une solution sur mesure pour elle. Nous avons reçu un soutien important de la part de PageGroup, et en particulier de la part du service informatique qui s'est assuré que tout fonctionnait pour elle.

Nous avons principalement utilisé les outils numériques que sont Microsoft Teams et Boost pour le processus d'intégration, qui ont bien fonctionné pour les formations en ligne. Avec Microsoft Teams, nous avons pu créer des enquêtes et des sondages dans le cadre d'une formation, des chaînes et des salles de classe séparées, etc. Cela nous a permis de garantir que la formation était interactive et que nous ne perdions pas l'attention des participants. Boost, d'autre part, est notre plateforme de formation interne ; elle propose une formation d'initiation d'un mois pour les nouveaux consultants, ainsi que d'autres modules pour des programmes et des compétences spécifiques.

La pandémie nous a poussés vers un monde plus numérique et notre entreprise a montré que nous disposions des ressources et des personnes adéquates pour nous adapter à cette nouvelle normalité.

Qu'avez-vous appris des processus d'intégration à distance que vous avez menés jusqu'à présent ?

Comme il s'agissait de notre premier processus d'intégration mené à distance de A à Z, nous avons été plus réactifs au lieu d'avoir un plan clair dès le départ. Cependant, le responsable du recrutement, Sophie, et notre équipe des ressources humaines étaient en contact permanent et partageaient leurs idées et leurs commentaires, ce qui nous a permis d'identifier les domaines que nous pouvions améliorer et d'appliquer ces enseignements aux processus d'intégration virtuelle d'autres nouveaux arrivants depuis. Par exemple, nous disposons désormais d'un plan clair de ce qui est attendu de la nouvelle recrue dès le début et nous communiquons clairement les principaux apprentissages et compétences qu'elle acquerra chaque semaine. Des formations ont été mises en place dès le premier jour. Les lignes directrices sont plus visuelles, il est donc plus facile de s'en souvenir. Proposer une formation de quatre heures s'est avéré contre-productif. Deux heures sur deux jours différents, c'est beaucoup plus efficace.

Quels sont, selon vous, les avantages et inconvénients d'un processus d'intégration à distance par rapport à la méthode traditionnelle ?

L'intégration à distance présente plusieurs avantages. Du point de vue des RH, je dirais que nous pouvons être plus agiles, plus efficaces, plus rentables, que nous gagnons du temps et que nous ne perdons pas la qualité de nos formations. Nous avons dû faire preuve de créativité en utilisant les bons outils et en rendant nos formations encore plus interactives. Par conséquent, l'engagement était encore plus important que lors des formations régulières, car les sessions étaient également plus courtes. L'essentiel est d'envoyer aux participants une tâche qu'ils doivent accomplir avant la session et de les intégrer autant que possible dans la formation en leur demandant leur avis, en faisant des jeux de rôle, des activités de groupe, etc.

En revanche, pour ce qui est des inconvénients, je dirais qu'il est très difficile de créer un sentiment d'appartenance à notre entreprise lorsqu'on l'intègre depuis son domicile. Chez Page, nous avons nos valeurs, notre philosophie et l'atmosphère qui règne au bureau. Comment transmettre cela virtuellement ? Il faut plus de temps pour mettre en place les premières formations, car il faut apprendre aux formateurs et aux participants à utiliser les plateformes. Autre chose, les formations en ligne ne fonctionnent pas aussi bien pour les plus grands groupes.

Le processus d'intégration à distance est-il voué à se pérenniser ?

Nous avons maintenant quelques mois d'expérience en matière d'intégration à distance. Depuis le 1er juin, nous disposons d'une formation d'accueil virtuelle entièrement remaniée. Nous continuerons à promouvoir l'intégration numérique car nous pensons qu'il s'agit d'une fantastique alternative au processus traditionnel et qu'elle ne disparaîtra pas à l'avenir. Nos nouvelles recrues peuvent participer aux formations en ligne pendant deux heures par jour, par exemple, et le reste de la journée, elles peuvent apprendre sur le tas.