Accueillir un nouvel employé à distance en cinq étapes simples

La crise sanitaire mondiale sans précédent que nous connaissons a déjà des répercussions considérables sur les processus de recrutement, notamment dans le domaine clé de l'intégration des nouveaux employés. Dans les semaines et les mois à venir, de nombreux employeurs se trouveront dans une situation assez unique, à savoir celle de devoir accueillir un nouvel employé à distance, plutôt qu'en personne au bureau ou dans un espace de travail. Cette situation se poursuivra jusqu'à ce que les instructions gouvernementales en matière de distanciation sociale et de télétravail soient levées.

Cette situation va clairement poser des difficultés à toutes les personnes concernées, candidats comme recruteurs, mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. Voici cinq étapes faciles à mettre en œuvre qui vous permettront d'accueillir un nouvel employé à distance.

Étape 1 : préparez l'arrivée du nouvel employé

On oublie parfois cette étape, mais elle est encore plus importante lors de l'accueil à distance d'un employé. Tout se résume à une question clé : que voulez-vous que votre nouvel employé fasse le premier jour ? Il faudra lui envoyer un e-mail de bienvenue une semaine ou deux avant sa prise de poste pour le lui indiquer. Renseignez-le sur la marche à suivre pendant les premières semaines. Décomposez la première semaine du lundi au vendredi, par exemple sous la forme d'un agenda, chaque jour étant divisé et structuré en tâches du matin et de l'après-midi. Cela lui permettra de savoir clairement à quoi s'attendre une fois qu'il aura commencé à travailler.

Vous devrez également lui fournir les coordonnées d'une personne à contacter (son supérieur hiérarchique ou le département des ressources humaines) en cas de question. Envoyez-lui le livret d'accueil de votre entreprise, ou fournissez-lui des liens vers des vidéos et des domaines clés de l'entreprise liés à son poste. Guidez-le également à travers votre plateforme d'apprentissage numérique, si vous en avez une. Si possible, associez-le à un compagnon de travail ou à un mentor afin de l'aider dans ses débuts. En plus de représenter un puit de connaissances, les mentors peuvent jouer un rôle clé dans l'évolution personnelle et professionnelle d'un nouveau venu. Leur rôle est crucial car ils aident les nouveaux employés à s'orienter dans leur nouvel environnement et répondent à leurs questions quotidiennes, à tout moment ou presque. Tous ces conseils les aideront à s'inscrire pleinement dans la culture, la vision et les valeurs de l'entreprise.

Étape 2 : les outils informatiques

Une fois la phase de préparation terminée, assurez-vous que votre nouvel employé est en mesure de travailler à distance. Allez-vous lui fournir un ordinateur portable et un téléphone professionnel ou devra-t-il s'en procurer lui-même ? Il est important d'être clair sur ce genre de détails dès le départ. Vous devez également vérifier qu'il dispose d'un espace de travail adapté et d'un accès à une connexion internet fiable. Si possible, permettez-lui de contacter une équipe ou une personne qui pourra l'aider au début de son processus d'intégration. Cela peut prendre la forme d'une série de réunions ou d'un portail en ligne dédié. Enfin, n'oubliez pas la sécurité de votre entreprise. Assurez-vous donc que le nouvel arrivant connaît bien vos politiques informatiques et se connecte par l'intermédiaire d'un réseau VPN sécurisé.

Étape 3 : établissez des lignes de communication claires

Certains nouveaux venus peuvent travailler seuls dans leur environnement et se sentir coupés du monde sans communication régulière. Cela est d'autant plus vrai qu'il est peu probable qu'ils aient rencontré beaucoup de leurs collègues en personne, si ce n'est peut-être pendant le processus de recrutement. C'est pourquoi il est essentiel d'organiser une série d'appels vidéo avec les personnes clés de l'entreprise au cours des premiers jours, car le temps passé en face à face devant un écran diminue le sentiment d'isolement et renforce la confiance. Il existe une multitude de bons outils à utiliser, tels que Microsoft Teams, Zoom et Skype, pour n'en citer que quelques-uns. Cela aidera le nouveau venu à mieux comprendre la façon dont son poste s'inscrit dans la stratégie globale de l'entreprise et l'aidera à établir des relations plus solides. Faites preuve d'inclusion et organisez une réunion virtuelle pour l'accueillir dans l'équipe dans un environnement de groupe, et faites-lui savoir que son mentor/compagnon de travail est là pour l'aider chaque fois qu'il en a besoin.

Étape 4 : faites régulièrement le point

Il est toujours bon de faire régulièrement le point avec un nouvel employé, et cela est encore plus nécessaire lorsqu'on l'accueille au sein de l'entreprise à distance plutôt qu'en personne et en présence d'autres membres de l'équipe. Il est important de trouver un équilibre entre la création de lignes de communication ouverte claires et le fait de donner à quelqu'un l'impression d'être soumis à un micro-management, même à distance. Pendant la première semaine environ, une mise au point quotidienne est indispensable, mais pourra être rendue moins fréquente par la suite, en particulier à mesure que votre nouvel employé apprendra à connaître ses collègues et multipliera les voies de communication au sujet des projets et des priorités. Appuyez vos appels vidéo ou vos conversations téléphoniques par des actions claires par e-mail : cela vous permettra également de disposer d'un support auquel vous référer lors de votre prochaine mise au point. Il est également important que la formation d'accueil soit variée. Des journées interminables de formation à la conformité, par exemple, ne seront pas motivantes ! Veillez à ce que l'EVP de votre entreprise soit au cœur de votre formation, et faites de votre mieux pour la concrétiser et la rendre pertinente aux yeux du nouveau venu.

Étape 5 : formulez des commentaires sur ses performances

Bien qu'il s'agisse d'une situation unique, le processus de probation remplit toujours la même fonction en permettant aux deux parties de décider si le poste est bien adapté et si le nouvel employé répond aux attentes. Toutefois, il est évident que vous devrez peut-être tempérer certaines attentes ou tenir compte de certains éléments du poste, étant donné la configuration inhabituelle de la fonction à distance et le fait que la formation ou l'observation peuvent être rendues plus difficiles par l'éloignement. Il est également judicieux d'obtenir de votre nouvelle recrue des commentaires sur le programme d'intégration dans son ensemble : vous pourrez ensuite intégrer les enseignements tirés dans le processus lors de la prochaine intégration à distance d'un employé.

Il est important d'offrir un encadrement continu, un soutien personnel et des conseils en ces temps incertains. Si vous disposez d'un outil d'apprentissage en ligne et d'un programme de formation éprouvés, ne négligez pas la nécessité de l'engagement humain. Les équipes d'apprentissage et de développement (L&D) doivent effectuer des contrôles réguliers auprès du nouvel employé, organiser des séances et vérifier ses progrès. Il est prouvé que les nouvelles recrues progressent beaucoup plus rapidement avec un programme complet de L&D que ceux qui n'en ont pas, et un environnement favorable aidera votre nouvel employé à s'épanouir.

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