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Assistant personnel, executive assistant, office manager ou secrétaire : ce métier connaît aujourd’hui de nombreuses appellations. L’image de la secrétaire traditionnelle est en pleine mutation et ouvre de nouvelles possibilités pour votre candidature. Les assistants jouent un rôle indispensable dans l’entreprise, ce que leur salaire reflète de plus en plus.
Le rôle traditionnel de l'assistant n'existe plus. On distingue grossièrement deux fonctions : il y a d’une part le rôle du secrétaire, au travail purement administratif et qui s’oriente plutôt vers le traitement, et d’autre part la fonction d'assistance technique, avec la spécialisation requise et dans le cadre d’une équipe. On retient également l'assistant de direction, au profil plutôt généraliste et qui collabore avec de nombreux départements. Au-delà de ces profils vient encore l'assistant personnel des membres du conseil d'administration ou des directeurs qui, outre les aspects techniques, s’occupe également d’aspects privés comme l’organisation de voyages ou les rendez-vous privés. Mais l'assistant d’un administrateur peut aussi traiter des budgets, et fait office d’interface entre la direction et les départements spécialisés. On constate des différences importantes d’un secteur à l’autre : l'assistant de direction dans l’industrie, par exemple, n’a pas les mêmes tâches que son homologue dans les services financiers.
En Suisse, il est manifeste que de nombreux candidats sous-estiment le travail de l'assistant. La recherche de l'assistant idéal est souvent difficile en raison des critères aussi bien techniques que privés à respecter. Les candidats connaissent généralement leur valeur de marché et exigent un salaire élevé. La secrétaire classique cède progressivement la place à un assistant flexible et techniquement qualifié. Les employeurs, à l’inverse, savent combien il est difficile de trouver du personnel spécialisé adapté et ont donc une haute estime des candidats assistants. La perception du métier d’assistant varie selon les secteurs et les postes.
Cet aspect varie considérablement d’un secteur à l'autre, et même d’une entreprise à l’autre. De nombreuses entreprises recherchent des assistants diplômés, tandis que d’autres se contentent d’une formation professionnelle dans une filière commerciale. Les assistants doivent trouver un équilibre entre les tâches privées et professionnelles. Ils ne doivent donc pas rechigner à faire le café pour leur supérieur tout en assurant la planification budgétaire. La connaissance des langues est primordiale. En Suisse, l'anglais est, dans la plupart des positions d'assistant, indispensable. La maîtrise du fraçais et de l'allemand est un avantage. Une expérience à l’étranger est également un atout. Les exigences des employeurs varient fortement d’un endroit à l’autre.
Les assistants sont motivés et travailleurs, mais ils ont aussi leurs exigences. Quand ils démissionnent, ce n'est généralement pas pour des raisons financières. Les motifs de démission les plus fréquents sont le manque de défis ou de possibilités d’avancement au travail, ou encore la relation avec leur supérieur. Ils se définissent au travers de leur supérieur du fait des relations étroites qu'ils ont avec eux, et leur monde peut s'écrouler dès lors que celui-ci démissionne. L’objectif professionnel de la plupart des assistants est de devenir assistant de direction, ou l'assistant du directeur des ressources humaines, du service juridique ou du marketing.
Les entreprises recherchent des assistants possédant une formation solide ou un diplôme universitaire. Les formations professionnelles habituellement recherchées sont la correspondance en langues étrangères ou encore le travail commercial de bureau. Il y a tout intérêt à continuer à se former en cours de carrière. Ceux qui ont préféré des études supérieures à une formation professionnelle doivent absolument compléter ces études par une expérience pratique. Les stages dans des grandes ou petites entreprises confèrent un plus de valeur à leur CV et les rendent plus intéressants sur le marché du travail.
Les assistants en début de carrière souhaitent de plus en plus être associés à des projets, c'est pourquoi les entreprises réfléchissent à des tâches supplémentaires afin de rendre ce poste plus intéressant pour le groupe des 25-35 ans. Les exigences énoncées dans la description de poste varient d’un endroit à l’autre. Les conseillers en ressources humaines jouent un rôle important et font le lien entre les besoins de l'entreprise et les capacités des candidats. Il est donc de plus en plus important de savoir précisément à quelle carrière on aspire.
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