Assistenz und Sekretariat: Multitalente im Einsatz

Persönlicher Assistent, Office-Manager oder Sekretär – es gibt heute viele Bezeichnungen für diesen Beruf. Das Berufsbild des klassischen Sekretärs ist stark im Wandel und eröffnet neue Möglichkeiten für Ihre Bewerbung. Assistenten übernehmen eine unverzichtbare Funktion im Unternehmen, was sich zunehmend im Gehalt widerspiegelt. 

Ein modernes Rollenverständnis für Positionen im Bereich Sekretariat & Assistenz 

Die klassische Rolle der Assistenz gibt es nicht mehr. Grob unterscheidet man zwischen zwei Funktionen: Zum einen gibt es die Rolle des Sekretärs, die rein administrativ arbeitet und eher in Richtung Sachbearbeitung geht. Zum anderen gibt es eine fachliche Assistenz mit entsprechender Ausprägung, die einem Team zuarbeitet. Außerdem gibt es den Assistenten der Geschäftsführung, der meist als Generalist arbeitet und mit vielen verschiedenen Fachabteilungen zu tun hat. Darüber hinaus kennen wir den persönlichen Assistenten eines Vorstandes oder der Geschäftsführung, der neben fachlichen Belangen private Reisen sowie familiäre Termine organisiert. Eine Assistenz des Vorstandes kann aber auch Budgets verhandeln und präsentiert sich als Schnittstelle zwischen Führungsebene und Fachabteilungen. Generell gibt es starke Unterschiede innerhalb der Branchen, da beispielsweise eine Assistenz der Geschäftsführung im Industriesektor ein anderes Aufgabenspektrum als in der Finanzdienstleistungsbranche hat.

Image: Zwischen Unterschätzung und hohem Marktwert

Die Aufgaben der Assistent werden in der Schweiz von vielen Kandidaten deutlich unterbewertet. Die Suche nach einer geeigneten Assistenz erweist sich zumeist schwer, da sowohl fachliche als auch private Fakten stimmen müssen. In der Regel kennen KandidatInnen ihren Marktwert und fordern ein hohes Gehalt. Der Trend bewegt sich weg von der klassischen Sekretärin hin zu einer flexiblen und fachlich gut ausgebildeten Assistenz. Die Kunden hingegen wissen, wie schwierig es ist, geeignetes Fachpersonal zu finden und haben eine dementsprechend höhere Meinung von Assistenten als Bewerber. Je nach Branche und Position variiert auch die Wahrnehmung der Assistenz.

Das erwarten sich Unternehmen von Assistenten

Dieser Punkt hängt stark von der Branche und vom Unternehmen selbst ab. Manche suchen nach AssistentInnen mit erfolgreich absolviertem Studium, anderen reicht eine kaufmännische Ausbildung. Assistenten sollten eine Balance zwischen privaten und geschäftlichen Aufgaben finden, d.h. sie sollten sich nicht zu schade sein, dem/r Vorgesetzten auch mal einen Kaffee zu machen und im selben Moment für die Budgetplanung verantwortlich zu sein. Von großer Bedeutung sind vor allem Sprachen. In der Schweiz ist Englisch in vielen Assistenzpositionen ein Muss, neben fliessenden Deutsch- und/oder Französischkenntnissen. Die Anforderungen der Kunden variieren stark an den unterschiedlichen Standorten. 

Beliebte Eigenschaften moderner Assistenten

Assistenten sind zielstrebig und belastbar, aber auch sehr wählerisch. Sie kündigen einen Job meistens nicht aufgrund des monetären Aspekts. Häufige Kündigungsgründe sind vor allem die fehlende Herausforderung im Job, Weiterentwicklungsmöglichkeiten oder die Beziehung zum Vorgesetzten. Viele definieren sich über ihren Vorgesetzten und sobald dieser kündigt, bricht für sie eine Welt zusammen, da das Verhältnis oft sehr eng ist. Das berufliche Ziel der meisten Assistenten ist die Position als Assistent der Geschäftsführung oder des Head of HR / Legal / Marketing. Also C-Level Positionen.

Gefragte Profile und ihre Herausforderungen

Unternehmen zeigen Interesse an Assistenzfachkräften mit einer soliden Ausbildung, Matura und Studium. Klassische Berufsausbildungen sind Fremdsprachenkorrespondenz oder Bürohandelsangestellter. Im Laufe der Karriere ist man mit beruflichen Weiterbildungen gut beraten. Wer sich statt einer Ausbildung für ein Studium entschlossen hat, sollte dieses unbedingt mit Praxiserfahrung ergänzen. Praktikumsstellen bei großen oder kleinen Unternehmen verleihen dem Lebenslauf mehr Prestige und machen Assistenten für den Arbeitsmarkt wertvoller.

Berufseinsteiger oder jüngere Assistenzfachkräfte möchten zunehmend in Projektarbeit involviert werden. Daher überlegen sich Unternehmen Zusatzaufgaben, um den Job so für die Altersklasse 25 bis 35 attraktiver zu gestalten. Die Anforderungen an die jeweilige Stellenausschreibung unterscheiden sich abhängig vom Standort. Dabei spielen Personalberater eine wichtige Rolle, die zwischen den Bedürfnissen des Unternehmens und den Fähigkeiten der BewerberInnen eine Brücke spannen. Es ist hier also von zunehmender Bedeutung, genau zu wissen, welche Karrierebahn man einschlagen will.

Michael Page hilft Ihnen dabei, den für Sie richtigen Weg zu finden und Ihr volles Potenzial zu entfalten.