Flexibilität am Arbeitsplatz 2024: Den Anforderungen der Mitarbeitenden gerecht werden

Es scheint, als ob Arbeitnehmende die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben entscheidend vorantreiben. Die Revolution des flexiblen Arbeitens ist einer der deutlichsten Trends, die sich aus der Pandemie ergeben haben und nirgendwo ist dieser Trend ausgeprägter als in Schweiz. Das flexible Arbeiten hat sich von einer Vergünstigung zu einer Priorität für Arbeitssuchende entwickelt.  

Dies geht aus unserer Talent Trends Studie 2024 hervor, einer umfassenden weltweiten PageGroup-Umfrage unter fast 50.000 Fachkräften. Die jährliche Studie zeigt, dass die Erwartungen an flexible Arbeitszeiten gegenüber dem Vorjahr zugenommen hat, auch wenn Unternehmen zunehmend verlangen, dass Mitarbeitende wieder verstärkt ins Büro zurückkommen. 

Die Relevanz von Flexibilität und Work-Life Balance in der Schweiz 

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache. In der Schweiz haben 697 Arbeitnehmer:innen an der Umfrage teilgenommen: 

• Mehr als die Hälfte (58 %) sagt, dass sie auf eine Beförderung verzichten, wenn es ihr Wohlbefinden beeinträchtigen würde.  
• 50% sind der Meinung, dass Flexibilität ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für einen Arbeitsplatz ist, womit dies der zweitwichtigste Faktor insgesamt ist. 
• Mehr als zwei Drittel (69%) gibt an, dass sie bereits in hybriden Arbeitsverhältnissen tätig sind.  

Das Büro erlebt ein Comeback, aber nicht jeder ist glücklich darüber. 3 von 10 (37%) Arbeitnehmenden verbringen heute mehr Zeit im Büro als noch vor einem Jahr und dies oft aufgrund strengerer Unternehmensrichtlinien. Arbeitgeber müssen verstehen, dass eine Rückkehr ins Büro bei Arbeitnehmenden auf Unzufriedenheit stossen wird und sie mit grösserer Wahrscheinlichkeit aktiv auf Jobsuche gehen werden.  

Fazit: Auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt sind flexible Arbeitsmöglichkeiten unerlässlich, um gute Mitarbeiter:innen zu finden und zu halten. Arbeitnehmende verlangen Flexibilität und wenn Arbeitgeber diesen Trend nicht berücksichtigen, verlieren sie womöglich den Anschluss. Flexibilität ist der Schlüssel für zukünftigen unternehmerischen Erfolg. 

Wirksame Strategien für Arbeitgeber, um Flexibilität am Arbeitsplatz zu fördern 

Flexibles Arbeiten heisst, dass Arbeitgeber für die verschiedenen Bedürfnisse verschiedener Mitarbeiter:innen Verständnis zeigen. Darum ist es wichtig, Optionen anzubieten: von flexiblen Arbeitszeiten und Jobsharing bis hin zu Remote Work und hybriden Arbeitsformen. Dieser personalisierte Ansatz steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und hilft Ihnen, ein vielfältiges und integratives Arbeitsumfeld zu schaffen.  

Eltern schätzen z.B. flexible Arbeitszeiten, um die Abholung ihrer Kinder von der Schule zu organisieren, während andere Mitarbeitende mit einer komprimierten Arbeitswoche, also gleiche Arbeitszeit auf weniger Tage verteilt, gut zurechtkommen. Die Möglichkeit, remote zu arbeiten, kann Türen für diejenigen öffnen, die Betreuungsaufgaben übernehmen, lange Anfahrtswege haben oder einfach am besten ausserhalb eines traditionellen Büros arbeiten.  

Natürlich stellen die Unternehmen ihre eigenen Prioritäten in den Vordergrund. Wie also können Sie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen? 

1. Schaffen Sie flexible Richtlinien für Ihr Team 

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit bieten, ihre Arbeitszeitabläufe auf ihre individuellen Bedürfnisse abzustimmen, führt dies letztlich zu einer höheren Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Beispiele für flexible Arbeitsbedingungen, die Sie einführen könnten, sind: 

• Remote Work: Diese auch als Telearbeit bezeichnete Form der Arbeit ermöglicht es einem Mitarbeitenden, ausserhalb des Büros zu arbeiten und zwar entweder in Teilzeit oder in Vollzeit. Einige Unternehmen beschränken die Fernarbeit auf denselben Ort. Andere haben die Vorteile erkannt, die sich daraus ergeben, dass Mitarbeiter:innen für längere Zeit im Ausland arbeiten können. Den Mitarbeiter:innen ergibt sich dadurch die Möglichkeit, zu reisen oder ihre Familie zu besuchen, ohne dass sie dafür ihren Urlaub opfern müssen. Angebote wie diese erhöhen die Arbeitsmoral und die Mitarbeitendenbindung. 
• Hybrides Modell: Eine Mischung aus Büroarbeit und Remote Work. Die spezifischen Bürotage können fest oder flexibel sein. Wenn Mitarbeitende mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten im Büro haben, können sie persönliche Verpflichtungen besser bewältigen und effizienter arbeiten. 
• Gleitzeit: Die Anzahl der Arbeitsstunden ist festgelegt, aber Mitarbeitende können die Anfangs- und Endzeiten flexibel gestalten. So können sie den Berufsverkehr vermeiden, Termine wahrnehmen oder zu den Zeiten arbeiten, zu denen sie am produktivsten sind.  
• Verkürzte Arbeitswoche: Dies beinhaltet eine Verdichtung der Vollzeitstunden auf weniger Tage, so dass die Mitarbeiter in der Regel ein dreitägiges Wochenende oder den Freitagnachmittag frei haben. Diese Regelung kann die Work-Life-Balance verbessern und die Produktivität steigern. Mitarbeiter:innen sind motiviert, effizienter zu arbeiten, um die zusätzlich gewonnene freie Zeit zu geniessen. 
• Jobsharing: Ermöglicht es zwei oder mehr Arbeitnehmer:innen in Teilzeit in einer gemeinsamen Funktion zu arbeiten. Dies kann eine attraktive Option für Eltern, Pflegekräfte oder Arbeitnehmer:innen in Weiterbildung sein, da sie ihre Karriere aufrechterhalten und zugleich andere Aufgaben wahrnehmen können. 
• Teilzeitarbeit: In der Regel bedeutet Teilzeit weniger als 30 Arbeitsstunden pro Woche zu arbeiten. Denken Sie daran, dass die Ausschreibung von Vollzeitstellen Ihren Talentpool einschränken und starke Bewerber:innen ausschliessen kann. Das Angebot von Teilzeitstellen kann Ihnen helfen, verschiedene Talente anzuziehen und zu halten. Dazu zählen Eltern, ältere Arbeitnehmende oder Menschen mit gesundheitlichen Einschränkungen. 
   

2. Binden Sie Ihre Führungskräfte ein 

Können Sie die Führungskräfte Ihres Unternehmens davon überzeugen, flexibles Arbeiten zunehmend in ihr Unternehmen zu integrieren? Sagen Sie ihnen nicht nur, dass es das Richtige ist, sondern zeigen Sie es ihnen auch. Berichten Sie über Erfolgsgeschichten ähnlicher Unternehmen, weisen Sie auf potenzielle Kosteneinsparungen hin und betonen Sie die langfristigen Vorteile für die Personalbeschaffung und -bindung. 

3. Recherchieren Sie, was die Konkurrenz macht 

Unternehmen, die mit ihren flexiblen Arbeitsreglungen den Anschluss verloren haben, können grosse Nachtteile erleben. Wenn Ihr Angebot hinter dem der Konkurrenz zurückbleibt, werden Sie es schwer haben, Top-Talente anzuziehen und riskieren zudem den Abgang Ihrer besten Mitarbeiter:innen. Streben Sie danach, die Leistungen anderer Unternehmen in Ihrer Branche zu übertreffen und nicht nur mit ihnen gleichzuziehen. 

4. Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit der richtigen Technologie aus 

Beim flexiblen Arbeiten ermöglichen Sie Ihrem Team das asynchrone Arbeiten. Investieren Sie in Tools für die Zusammenarbeit, die für diese Art von Arbeit entwickelt wurden. Dazu gehören u.a. 

• Projektmanagement: Asana, Trello oder Basecamp 
• Visuelle Zusammenarbeit: Mural, Miro oder Figma 
• Kommunikation: Switchboard, Twist oder Slack 
• Dateifreigabe und -speicherung: Google Workspace, Microsoft 365 oder Dropbox 

5. Bieten Sie eine Zulage für Remote Work an 

Dies kann die Kosten für die Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes decken (z.B. ergonomische Stühle, Schreibtische und Computer-Upgrades). Um den mit der Heimarbeit verbundenen Mehrverbrauch auszugleichen, können Sie auch einen Teil der monatlichen Rechnungen für Strom, Telefon und Internet übernehmen. 

6. Heben Sie den Wert der im Büro verbrachten Zeit hervor 

Im Falle von hybriden Arbeitsmodellen sollte eine intelligente und flexible Policy die Vorteile des Arbeitens sowohl im Büro als auch ausserhalb des Büros fördern. Unsere Umfrage zu den „Talent Trends 2024“ ergab, dass jüngere Mitarbeitende die beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten durchaus schätzen, die sich aus der physischen Anwesenheit im Büro ergeben. Ein Viertel der befragten 20-Jährigen gab an, dass sie mehr im Büro arbeiten als noch vor einem Jahr und dies vor allem, um von ihren Kolleg:innen zu lernen. Deshalb kann die Einführung von Möglichkeiten vor Ort, wie z. B. Mentorentätigkeiten oder auch die Abstellung von Mitarbeiter:innen, ein wichtiger Anreiz sein. 

7. Beurteilen Sie Mitarbeitende auf der Grundlage von Ergebnissen, nicht von Arbeitsstunden 

Eine der grössten Herausforderungen bei der Einführung flexibler Arbeitsformen ist die Überwachung der Arbeitsleistung. Anstatt sich Sorgen zu machen, dass ein/e Remote-Mitarbeiter/in nicht seine vollen 35 oder 40 Stunden ableistet, sollten sich Manager auf die Qualität der Arbeit, die Projektziele und die rechtzeitig erbrachten Ergebnisse konzentrieren. Es ist wichtig, messbare Ziele zu setzen und regelmässige virtuelle Treffen zu vereinbaren. Mitarbeitende fühlen sich letztlich vertrauensvoller behandelt und gestärkt, was positive Auswirkungen auf die Autonomie und die Kultur am Arbeitsplatz hat. 

8. Unterstützen Sie Remote-Mitarbeitende 

Manchmal fühlen sich Remote-Beschäftigte isoliert oder gestresst. Virtuelle Check-Ins sind auch eine Möglichkeit, die Arbeitsbelastung einer Person zu steuern und sicherzustellen, dass sie nicht überlastet wird. Darüber hinaus kann ein Employee Assistance Programme (EAP) den Mitarbeiter:innen kostenlosen Zugang zu vertraulicher, professioneller Unterstützung bei persönlichen Problemen bieten, die sich auf ihre Arbeitsleistung auswirken, z.B. bei psychischen Problemen oder finanziellen Schwierigkeiten. 

9. Führen Sie ein Pilotprojekt zur Flexibilisierung der Arbeit durch 

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob flexibles Arbeiten in Ihrem Unternehmen funktioniert, können Sie dies mit Hilfe eines Probelaufs testen. Befragen Sie zunächst Ihre Mitarbeitenden, was flexible Arbeit für sie bedeutet und welche Optionen sie sich wünschen. Beginnen Sie dann im kleinen Rahmen, indem Sie die vorgeschlagenen Massnahmen in einem oder zwei Teams testen. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Elemente einbeziehen, die später für die gesamte Belegschaft eingeführt werden sollen. Dazu könnte die Erprobung von Hot Desking gehören, bei dem die Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ wählen. Oder die Erprobung von „Hoteling“, bei dem die Mitarbeitenden mit einer speziellen Software bestimmte Räume im Voraus buchen können. 

Fazit: Flexibles Arbeiten steigert das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und den Gewinn Ihres Unternehmens 

Flexibles Arbeiten ist nicht nur ein Trend – es ist der Schlüssel zum Aufbau einer zufriedenen, produktiven und loyalen Arbeitnehmendenschaft. Es ist ein Ansatz, der zu neuen Ideen und innovativen Lösungen führt und Ihr Unternehmen letztlich erfolgreicher macht. Auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt werden sich Unternehmen, die der Flexibilisierung Vorrang einräumen, von anderen abheben und die besten Talente anziehen und langfristig binden. Die Zukunft der Arbeit ist flexibel – ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet? 

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Häufig gestellte Fragen 

Was ist flexibles Arbeiten? 

Flexibles Arbeiten umfasst eine Vielzahl von Regelungen, die den Arbeitnehmern mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten und -orte ermöglichen. Dazu können Optionen wie Remote Arbeit, komprimierte Arbeitszeiten, Teilzeitarbeit und Jobsharing gehören. Dies kann zu einer besseren Work-Life-Balance und einem grösseren Wohlbefinden beitragen. 

Arbeitgeber profitieren von einer höheren Mitarbeitendenzufriedenheit, mehr Produktivität, geringeren Abwesenheitszeiten und einer gesteigerten Mitarbeitendenbindung. Ebenso kann das flexible Arbeiten mit Kostensenkungen einhergehen, da ein Unternehmen möglicherweise weniger Räumlichkeiten benötigt, wenn ein Teil der Mitarbeiter:innen täglich aus der Ferne arbeitet und durch die geringere Personalfluktuation die Kosten für Einstellungen und Schulungen reduziert werden. Remote Work eröffnet zudem den Zugang zu einem hochqualifizierten, globalen Talentpool. 

So beantragen Sie einen flexiblen Arbeitsplan  

Verschiedene Schritte, wenn Sie Ihre/n Vorgesetze/n um mehr Flexibilität bitten möchten: 

1. Weisen Sie auf die Vorteile für Sie und die Organisation hin. Erwähnen Sie beispielsweise, dass Sie produktiver sind, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, wo Sie weniger unterbrochen werden.  
2. Machen Sie sich klar, was Sie genau wollen. Gehen Sie mit einem konkreten Vorschlag für Ihre individuelle flexible Arbeitsvereinbarung in Ihr Meeting.  
3. Hören Sie zu und seien Sie offen für Verhandlungen. Seien Sie bereit, alle Bedenken anzusprechen, betonen Sie Ihr Engagement für Fristen und Kommunikation und seien Sie bereit, sich in der Mitte zu treffen.